No importa nuestro campo: medicina, derecho, ingeniería, estética. Es vital comprender los conceptos básicos de contabilidad para profesionales, su importancia y sus herramientas, para la salud financiera de nuestro negocio.
Por desgracia, la contabilidad no solo es poco atractiva, sino que también puede ser un desafío.
Cuando se trabaja con varios clientes diferentes a la vez, puede ser difícil hacer un seguimiento. Hay muchos elementos que no se refieren solo a nuestro quehacer técnico:
- ¿Quién debe qué?
- ¿Cuándo vence cada pago?
- Cuánto reservar para los impuestos?
- ¿En qué instrumento de inversión?
Necesidad de contabilidad para profesionales
La contabilidad nos ayuda a determinar nuestra posición financiera. El informe financiero nos muestra la posición actual de nuestra oficina y también nos asiste en cuál será su posición en un momento específico. La contabilidad nos ayuda a planificar, a tomar decisiones y a crear procesos de control (y auto control).
OJO no basta un software de contabilidad. Un contador ayuda a las empresas a lidiar con sus necesidades contables generales. Así mismo, las orienta sobre cómo cumplir las obligaciones fiscales. Sin dejar de lado la asesoría sobre las formas de mejorar el flujo de caja y el rendimiento empresarial.
Creación de crédito y reputación
La creación de crédito y la reputación se establecen implementando y operando un sólido sistema de información contable. Cuando hay una contabilidad eficiente, todo lo demás se administra de manera efectiva.
Para obtener un préstamo debemos proporcionar estados financieros certificados por contadores públicos. Para hacerlos, debe tener un sistema contable adecuado. Se deben mantener varios libros de registro, como ganancias, gastos, activos y pasivos, impuestos pagados. El banco luego examinará en detalle para otorgarnos un préstamo sea personal o empresarial.
Lo mismo si estamos pensando en expandirnos, de la contabilidad podemos extraer la información necesaria para estimar las inversiones y necesidades de financiamiento.
Prevención y detección de fraude
¿Hacemos conciliación bancaria todos los meses para asegurar que todos los movimientos están correctos? ¿Tenemos seguridad de que todos los comprobantes de gastos nos llegaron al correo o estamos perdiendo dinero porque no deducimos todos los gastos posibles?
Para prevenir y detectar el fraude, se requiere un buen control interno dentro de nuestra empresa. Un buen control interno solo puede tener lugar donde se lleva a cabo un registro adecuado de los eventos, para ellos es indispensable la contabilidad para profesionales.
Obligaciones fiscales
Las leyes de Costa Rica nos obligan a llevar una contabilidad completa, con toda la formalidad. De hecho, los gastos que deducimos de la renta deben estar debidamente registrados en los libros contables. Así mismo, es indispensable guardar los comprobantes electrónicos que respalden dichas transacciones.
IMPORTANTE: no solo hay que guardar las facturas, también los comprobantes de pagos de las mismas.
La contabilidad debe estar debidamente conciliada con las cuentas bancarias y tarjetas de crédito entre otros controles básicos. Entre más claro esté todo, más fácil será dormir con tranquilidad y evitarnos gastos innecesarios en multas e intereses pagados a Hacienda.
Este es un sistema de información tanto para el pago de impuestos como el IVA, el impuesto a las utilidades (renta), las patentes municipales, entre otras.
Presupuestos
Para nuestro negocio, el presupuesto es un factor clave. La planificación presupuestaria ayuda a profesionales independientes a desarrollar estrategias, objetivos y metas, ahorrar dinero y observar cualquier gasto que exceda la cantidad presupuestada. Para hacer un presupuesto para nuestro negocio, necesitamos ciertos registros previos. Esto solo será posible si los mismos se mantienen a través de la contabilidad, porque forman la base para planear y crear presupuestos.
Toma de decisiones
¿Compro un vehículo o el volumen de traslados no lo justifica? ¿Compro o alquilo oficina? Si alquilo oficina ¿En un cowork donde uso solo lo que necesito o el volumen justifica un lugar fijo todo el tiempo?
Hay diferentes tipos de toma de decisiones siendo profesional independiente. No podemos tomar una decisión acertada si no existe un registro contable adecuado con estados financieros que brinden datos y, por lo tanto, será imposible alcanzar los objetivos.
