Rosy es la presidenta de una de las Asociaciones de Desarrollo costarricenses. Su AD está en su barrio en Limón, un lugar donde todos se conocen y trabajan juntos para mejorar las condiciones de la comunidad. Cada año, organizan actividades para recaudar fondos: ventas de comida, festivales, rifas y hasta pequeños alquileres de espacios para eventos. Con estos ingresos, logran cosas extraordinarias: construir parques, reparar caminos, mejorar la seguridad, fomentar la cultura y hasta apoyar a familias en momentos difíciles.
Rosy, como muchas otras personas que lideran estas organizaciones, lo hace por amor a su comunidad, sin esperar mucho a cambio. Sin embargo, un día recibió una carta del Ministerio de Hacienda que la dejó confundida: su asociación había sido inscrita de oficio. En esta ocasión en la actividad 960113, “Persona Jurídica Legalmente Constituida”. ¿Qué significaba esto para ella y su equipo?
Nuevas responsabilidades para las asociaciones
Lo que Rosy no sabía es que su asociación, como muchas otras en Costa Rica, debía cumplir con nuevas obligaciones tributarias. Aunque las actividades que realizan para la comunidad suelen estar exentas de impuestos, la inscripción de oficio implicaba:
- Presentar declación D140 para inscribir la AD como “Asociación de Desarrollo Comunal y/o Servicios Comunitarios” (919901).
- Hacer mensualmente la declaración D104 (el famoso IVA).
- Declarar anualmente en la D101 para el impuesto sobre la renta.
Rosy, que hasta ese momento no había tenido que llevar una contabilidad formal porque sus ingresos totales no pasaban de ¢5 millones anuales. Pero, se encontró con la necesidad de organizar los ingresos y egresos, emitir facturas y, en general, tener todo en orden para cumplir con Hacienda. Y aquí es donde comenzó a sentir que su papel de lideresa iba mucho más allá de coordinar actividades y proyectos comunitarios.
El segundo reto: la facturación electrónica
Unos días después, en una reunión para organizar la feria anual del pueblo, los proveedores les informaron algo nuevo: ya no podían emitirles facturas electrónicas si la asociación no estaba debidamente inscrita en Hacienda.
El problema para ella es que para poder justificar el uso de los fondos públicos que recibían de instituciones como DINADECO, necesitaban esas facturas. Pero sin inscripción, solo recibirían tiquetes electrónicos, los cuales no estaba claro si serían aceptados como comprobantes válidos a la hora de presentar la liquidación anual de los fondos públicos.
“¿Cómo vamos a gestionar todo esto?”, se preguntaba Rosy. El trabajo voluntario que realizaban por su comunidad estaba tomando una dimensión completamente nueva, llena de trámites y regulaciones que nunca habían sido parte de su día a día.
¿Cómo poner todo en orden?
Rosy, decidida a no dejar que estos obstáculos detuvieran el progreso de su comunidad, se sentó nosotras como especialistas en contabilidad de asociaciones de desarrollo. Le explicamos el proceso de inscripción en la plataforma de Administración Tributaria Virtual (ATV) y le mostramos cómo verificar si tenían alguna declaración pendiente a través de la Consulta de Situación Tributaria.
Y diseñamos tambien una contabilidad básica, que sera crucial para presentar las declaraciones mensuales y anuales de forma correcta. Rosy y su equipo aprenderon a usar herramientas digitales que nunca había necesitado antes, y poco a poco, fueron entendiendo que, aunque estos cambios representaban un reto, también podían ser una oportunidad para fortalecer la estructura de la asociación.
El futuro de las asociaciones de desarrollo
Rosy y su equipo no están solas en este proceso. Al igual que ella, cientos de líderes comunitarios en todo el país están enfrentando estos nuevos desafíos, buscando equilibrar su pasión por el bienestar de su pueblo con las demandas que conlleva estar inscritos ante Hacienda.
Este nuevo capítulo en la vida de las asociaciones de desarrollo es una prueba más de su capacidad para adaptarse y evolucionar. Y aunque los trámites y la contabilidad pueden parecer tareas complicadas, son un paso importante hacia una mayor transparencia y formalización, lo que les permitirá seguir obteniendo recursos y ejecutando proyectos que realmente marquen la diferencia en sus comunidades.
Si como Rosy se siente abrumado por estos nuevos retos y no sabe por dónde empezar, estamos aquí para ayudarte. Con nuestra experiencia en contabilidad, podemos guiarle para que su AD esté en orden. Esto le permitirá a usted seguir enfocado en lo que realmente importa: mejorar su comunidad.
Juntos podemos organizar la contabilidad, inscribir correctamente su asociación y asegurar que todo esté impecable. Esto es vital para que sigan accediendo a los fondos y ejecutando proyectos sin contratiempos.
¡Contactanos hoy por medio de Whastapp y empecemos a construir un futuro sólido para tu asociación!
